Art des Zwischenfalls

Ein Patient wurde per NIDA in der Zielklinik angemeldet. Bei Eintreffen in der Klinik lag dort keine Voranmeldung auf dem Monitor vor und die Klinik war auf den Patienten nicht vorbereitet. Die Voranmeldung wurde um ca. 23:40 Uhr abgeschickt und mit Ankunftszeit 00:00 Uhr angegeben. Laut Berichtendem wurde im Nachgang herausgefunden, dass bei der Angabe der Eintreffzeit das Datum nicht auf den nächsten Tag (00:00 Uhr) angepasst wurde. Dies muss im NIDApad manuell erfolgen. Demnach wurde an das Klinikum eine Voranmeldung mit bereits zurückliegender Uhrzeit 00:00 Uhr versandt und von der NIDA-Software (da der Eintreffzeitpunkt vermeintlich schon ca. 23:40 Stunden zurücklag) ins Archiv geschoben.

Anmerkung

Im geschilderten Fall kam es zur Erzeugung und Übermittlung von Voranmeldungszeiten, welche (für die NIDA-Software) in der Vergangenheit liegen; eine entsprechende Überprüfung seitens der Software erfolgt nicht. Üblicherweise ist im Voranmeldungsfeld nur die Uhrzeit anzupassen, eine Kontrolle des Datums ist in der Regel nicht notwendig.

Auf dem bayernweit im Rettungsdienst genutzten Dokumentationssystem NIDApad läuft die Software NIDAmobile des Herstellers medDV. Die Voranmeldung in der Klinik wird per Maskeneingabe durchgeführt. Hierbei ist das Feld "Datum" mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Das Feld "Zeit" ist leer, jedoch ein Pflichtfeld.

Mögliche Eingabekonstellationen bei einer zu erwarteten Eintreffzeit in 30 Minuten:

• Fall 1 (korrekt): tagsüber – aktuelles Datum/Uhrzeit: 02.02.2024, 10:00 Uhr
  In das Feld "Zeit" ist die zu erwartende Ankunftszeit an der Klinik einzutragen. In den meisten Fällen genügt die Eingabe einer Uhrzeit, da die Ankunft am selben Tag zu erwarten ist. Somit würde beispielsweise die Eintragung „10:30 Uhr“ lauten und das System die Ankunftszeit "02.02.2024, 10:30 Uhr" übermitteln.
• Fall 2 (fehlerbehaftet): Mitternacht – aktuelles Datum/Uhrzeit: 02.022024, 23:40 Uhr
  Die Eintreffzeit wird wieder per Addition ermittelt und in das Feld „Uhrzeit“ der Wert „00:10“ eingetragen. Für das System wird dadurch die Ankunftszeit auf "02.02.2024, 00:10 Uhr" gesetzt.
  Hinweis: Die Software warnt hierbei nicht, dass dies bereits in der Vergangenheit liegt (wie im oben geschilderten Fall berichtet).

• Fall 3 (korrekt): Mitternacht – aktuelles Datum/Uhrzeit: 02.02.2024, 23:40 Uhr
  Für ein erwartetes Eintreffen am Zielort nach Mitternacht, also am folgenden Kalendertag, muss sowohl die Uhrzeit eingetragen als auch das Datum editiert werden. Die korrekten Eintragungen sind wie folgt zu treffen:
  Uhrzeit: „00:10“ / Datum: „03.02.2024“
  Hinweis: in diesem Fall warnt die Software, dass das eingegebene Datum in der Zukunft liegt. Da dies gewünscht ist, kann die Meldung mit „ok“ bestätigt werden.

Fazit:

• Die Software warnt bislang nicht davor, dass durch eine Zeitangabe in Verbindung mit dem vorausgefüllten Datum eine Eintreffzeit in der Vergangenheit generiert wird.
• Bei Voranmeldungen, die bereits im folgenden Kalendertag liegen, ist zusätzlich das Feld „Datum“ zu editieren. Dies ist insbesondere in den letzten Minuten des aktuellen Kalendertages, d. h. die Zeit vor Mitternacht, zu beachten.

Die Fa. medDV ist diesbezüglich bereits informiert, bis zur Änderung der Software ist die Datumsanpassung manuell vorzunehmen und die vorliegenden Eintragungen sind kritisch zu hinterfragen.